山东满国康洁大众娱乐集团公文管理制度
2018/3/26 0:00:00 来源: 中国城乡大众娱乐网   责任编辑:中国城乡大众娱乐网

   山东满国康洁大众娱乐集团公文管理制度

  第一章 总 则

  第一条 为使集团及各下属公司公文(以下简称“公文”)处理工作进一步规范化、制度化,建立规范、严谨、高效的公文处理程序,提高公文处理的效率和公文质量,结合集团实际,制定本制度。

  第二条 本制度适用于集团、各职能部室及各下属公司。

  第三条 本制度所指公文是指集团在经营管理过程中形成的具有特定效力和规范体式,以纸质或电子方式为载体的公务文书。具体包括:集团下发的公文;各下属公司上报或下发的公文;集团各部门上报或下发的公文;集团及各下属公司对外(包括政府机关、其他事业单位)往来公文等。

  第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

  第五条 行政管理部是公文处理工作的管理机构,主管并负责指导集团各部门及各下属公司的公文处理工作。

  第六条 公文处理工作须严格执行集团有关保密规定,确保集团机密安全。

  第七条 集团各部门应当指派专人具体负责公文处理工作,集团领导、各部门负责人应加强对本部门公文处理工作的领导和检查。

  第二章 公文种类

  第八条 公司常用公文种类有:

  (一)决议。适用于集团公司董事会按公司章程决定重大事项,部署集团公司全局工作。

  (二)决定。适用于对重要事情或重要行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销所属大众娱乐安全登录不适当的决定事项。

  (三)通告。适用于公布各有关方面应当遵守或周知的事项。

  (四)通知。适用于批转所属大众娱乐安全登录的公文,转发上级机关或不相隶属部门的公文,传达要求所属大众娱乐安全登录办理和有关单位周知或者要共同执行的事项,任免和聘用人员。

  (五)通报。适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。

  (六)报告。适用于向上级机关或其他行业管理部门汇报工作,反映情况,答复上级部门的询问。

  (七)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

  (八)批复。适用于批准所属大众娱乐安全登录请示的重要事项(不同意用“复函”)。

  (九)意见。适用于对重要问题提出见解和处理方法。可用于上行文、下行文和平行文。

  (十)函。适用于不相隶属部门、单位之间商洽工作,询问和答复问题;向无隶属关系的部门请求批准。答复所属大众娱乐安全登录一般审批事项的请示可以用“复函”。

  (十一)会议纪要。适用于记载和传达会议情况和决定事项。

  第九条 集团公司向上级机关行文,常用“请示”、“报告”和“意见”。请求需答复的事项,必须用“请示”;汇报无需上级答复的事项,应用“报告”;回复对一般问题、事情的看法,可以用“意见”。

  第三章 公文格式

  第十条 集团公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等部分组成。

  (一)秘密等级和保密期限。涉密公文应当标明设密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

  (二) 紧急程度。公文送达和办理的时限要求。紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急”“加急”。

  (三) 发文机关标志。发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字,用套红大字居中印在公文首页上部。

  (四)发文字号。由单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办单位的发文字号。具体编号办法由行政管理部统一制定。其中:

  1.董事会决议

  按董事会任届编总序号,“×届××次”,并加编年度序号,决议后应有参加会议董事签名。

  2.集团办公会议纪要

  按年度顺序及会议时间编号,即“满国康洁大众娱乐纪字〔20XX〕XX号”,用“山东满国康洁大众娱乐集团有限公司文件”专用纸印发。

  3.工作会议纪要

  根据部门、会议内容及年度顺序编号,如财务管理部工作例会,可编为“财例〔20XX〕XX号”。

  4.集团红头文件

  正式文件发文字号为“满国康洁集团发〔20XX〕XX号”,一般函件发文字号为“满国康洁集团函〔20XX〕XX号”,均用“山东满国康洁大众娱乐集团有限公司文件”专用纸印发。

  5.党群类红头文件

  党委、工会发文字号分别用“满国康洁集团党发〔20XX〕XX号”“满国康洁集团工发〔20XX〕XX号”,用党委、工会专用纸印发。

  6.昌邑市康洁大众娱乐工程有限公司文件

  正式文件发文字号用“昌康洁大众娱乐发〔20XX〕XX号”,一般函件发文字号为“昌康洁大众娱乐函〔20XX〕XX号”,均用“昌邑市康洁大众娱乐工程有限公司文件”专用纸印发。

  7.集团各部门文件

  各部门文件发文字号由集团代字、部门代字、年份、发文顺序号组成。例如:人力资源管理类为“满国康洁集团人字”,运营质检类为“满国康洁大众娱乐运检字”,其他部门根据实际情况确定部门代字,报行政管理部审核后使用。集团各部门发文均用“山东满国康洁大众娱乐集团有限公司文件”专用纸印发。

  8.其他类型的文件

  集团公司其他机构的文件,根据业务发展和管理的需要,由行政管理部另行确定。

  (五)签发人。上行文应当注明签发人姓名。

  (六)标题。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,一般由发文机关名称(可省略)、事由和文种组成。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。标题用2号方正小标宋简体字居中排布。

  (七)主送单位。主送单位指公文的主要受理单位,置于标题之下,正文之上,起头顶格。主送单位名称应为全称或规范化简称、统称,排列顺序力求相对统—。向上请示、报告公文,一般只有一个主送单位,不宜多头主送,以免责任不明。如需同时送其他单位,可用抄送形式。

  (八)正文。正文是公文主体部分。要求情况确实、观点明确、文字精炼。正文起于主送机关名称下一行,字体采用3号仿宋_GB2312。字距、行距要清晰。页面四周要留出适当空白,页边距上3.7cm,下3.5cm,左2.8cm,右2.6cm,原则上每页28行,每行22字(行距固定值为28磅)。

  (九) 附件说明。公文附件的顺序号和名称。在正文下空1行,左空2字,用3号仿宋_GB2312字体标识“附件”,附件如有序号使用阿拉伯数码,名称后不加标点符号。

  (十)发文单位署名。标注在正文下面偏右。要写全称,并加盖单位印章。

  (十一)成文日期和印章。日期标注于发文单位下面。须用阿拉伯数字写明年、月、日。 成文日期以领导签发日期为准。日期、印章二者不得放在与正文脱节的空白页上,以保证公文的严肃性。排印或缮写时,尽量不要使前页正好写在正文结束,即印章版面应有1行以上的正文;尤其是上行文不得再采取标识“此页无正文”的解决方法。此时,落款应提至页面中心线以上位置,避免中心空白太大。印章上弦一般不得压正文,下弦压在日期适中位置。

  (十二)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

  (十三)附件。正文的补充说明,或有关参考资料。附件应另面编排,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在左上角第一行,附件标题在第三行居中编排。

  (十四)抄送单位。指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位,应当使用全称或规范化简称、统称。

  (十五)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。一般用4号仿宋_GB2312字体,印发机关左空一字,印发日期有空一字,后加“印发”二字。

  (十六)页码。正式公文奇数页页码居右,偶数页页码居左。

  第十六条 公文用纸按规定采用国际标准A4纸张(长297毫米,宽210毫米),左侧装订。

  第十七条 公文中各组成部分的标识规则,参照《党政机关公文格式》国家标准(GB/T9704-2012)执行。

  第四章 行文规则

  第十八条 行文应当确有必要,注重实效,坚持少而精。可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。

  第十九条 凡是通过口头、电话或其他便捷方式能够解决的问题,原则上不再发文。

  第二十条 某项工作方针已经明确,执行过程中不需要采取新的措施,只是一般性号召或重申已有的规定、要求,原则上不再发文。

  第二十一条 发布相关制度或规定时,必须注意与已发布的同类制度或规定相衔接,内容不得抵触。若有新的规定,必须在发文时注明对原发布制度或规定修改或废止,在已有的制度或规定未废止前,原则上不得重复发布同类制度或规定。

  第二十二条 集团内部各职能部门无权对上级政府机关直接行文,该类行文均应以集团或公司的名义。

  第二十三条 集团公司的行文关系,应根据各自的隶属关系和职权范围确定。

  (一)集团可以对集团各部门、各下属子公司各部门行文。

  (二)各下属子公司各部门在其职权范围内,可以互相行文,也可以根据集团授权,向其他各公司职能部门行文。

  (三)各下属子公司各部门及人员一般不得越级行文,因特殊情况必须越级行文时,应当同时抄送被越过的上级公司部门或领导。

  (四)集团各下属子公司、各部门可以联合行文。

  第五章 公文拟制

  第二十四条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

  第二十五条 非部门业务范围的综合性重要文件,由集团行政管理部起草;内容属各部门业务范围内的文件,由部门起草;相关部门联合行文,由主办部门起草。公文起草应当做到:

  (一)符合国家和地方政府的法律、法规、方针、政策,符合公司章程及有关规定。

  (二)文稿必须情况真实、内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。

  (三)文种正确,格式规范。

  (四)公文涉及其他部门职权范围内的事项,起草单位必须征求相关部门意见,力求达成一致。

  第二十六条 公文文稿签发前,应当由行政管理部进行审核。重要公文文稿,应先由发文部门负责人进行初核。审核的重点是:

  (一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。

  (二)内容是否符合国家和地方政府的法律、法规、方针、政策,是否符合公司章程及有关规定。

  (三)涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

  (四)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

  (五)其他内容是否符合公文起草的有关要求。

  第二十七条 经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草部门并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草部门修改后重新报送。

  第二十八条 公文应当经董事长、总裁或其授权的集团副职人员审批签发。重要公文和上行文由主要负责人签发。签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。联合发文由所有联署部门的负责人会签。

  第六章 公文办理

  第二十九条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

  第三十条 收文办理主要程序是:

  (一)签收。对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。

  (二)登记。各部门收到的公文需送到行政管理部登记。各类抄阅件、资料、法律文书及个人信函,不纳入收文登记。对因外来文件直接发送到各部门没往行政管理部转送,造成丢失或没及时处理的,由收文部门承担责任。

  (三)初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:是否应由集团办理;是否符合行文规则;文种、格式是否符合要求;涉及其他单位或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签;是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文,应当及时退回来文单位并说明理由。

  (四)承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报领导批示或者转有关部门办理;需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

  (五)传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。

  (六)催办。及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。行政管理部有权力和责任对文件所载内容的执行情况予以催办、监督,而且有义务适时予以提醒,提供必要的帮助,并将事情进展状况以口头或书面方式汇报上级领导,以保证工作按时、按质、按量完成。

  (七)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。

  第三十一条 发文办理主要程序是:

  (一)复核。已经发文机关负责人签批的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,应当报原签批人复审。

  (二)登记。对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

  (三)印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

  (四)核发。公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

  第三十二条 为使发文有备可查,公文的发送必须登记备查,所有以集团各部门、各下属公司名义下发的正式公文均须到行政管理部备案。

  第三十三条 公文办理完毕后,应根据有关档案法律法规以及档案管理规定,由行政管理部及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷,归档。个人不得保存应当归档的公文。其他部门承办的文件由承办部门立卷、归档。公文归档,应根据其相互联系、特征、年度、机构、问题等分类整理立卷,保证档案的齐全、完整,以便于保管和利用。

  第三十四条 以集团名义办理的公文,集团行政管理部负责归档;各部门、各下属子公司的行文自行归档;联合行文,主办部门负责归档,原件由主办部门立卷,其他单位保存复印件,原件次年移交行政管理部管理。

  第七章 公文管理

  第三十五条 集团或上级单位的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,经行政管理部负责人批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的部门、日期、份数和印发人和印发范围等。公文复印件作为正式文件使用时,应加盖复印件单位证明章,视同正式文件妥善保管。

  第三十六条 没有归档和存查价值的公文,经过鉴别由行政管理部负责人批准,可以定期销毁。销毁公文,应进行登记,有专人监督,保证不丢失、不漏销、不误销。销毁秘密公文,应进行登记,由二人监销。

  第三十七条 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

  第三十八条 公司或部门合并时,全部公文应当随之合并管理。公司或部门撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交集团行政管理部。工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移清退。

  第三十九条 各下属公司公文管理工作,参照本制度执行。各下属公司行政职能部门当依据本制度建立健全本单位公文管理的有关制度。

  第八章 附则

  第四十条 本制度由行政管理部负责解释。

  第四十一条 本制度自发布起实施。

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